Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe von E-Rechnungen mit dem XRechnungs-Check

EU- und ISO 9001-konform

Der XRechnungs-Check

Workflow zur Rechnungsprüfung und Freigabe von E-Rechnungen im Standard XRechnung

Seit November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden elektronische Rechnun­gen empfangen und verarbeiten können. Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber folgen in 2020. Auch Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung werden zur Ausstellung von E-Rech­nungen verpflichtet. Ab November 2020 dürfen Rechnungen ausschließlich elektronisch übermittelt werden. Um Unternehmen und die Verwaltung optimal bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zu unterstützen und gleichzeitig die Vorteile einer elektronischen Rechnung zu nutzen, haben wir den XRechnungs-Check entwickelt. 

 

Der XRechnungs-Check unterstützt Sie beim Übergang von der papierhaften Rechnungsprüfung auf die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse bis hin zur internen Anordnung. Der gesamte Rechnungsprozess und die Bearbeitungsschritte verschiedener Mitarbeiter*Innen werden dabei lückenlos und revisionssicher protokolliert. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Dabei lassen sich die Freigabeschritte der sachlichen und rechnerischen Prüfung bis hin zur Anordnung digital abbilden und entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Organisation konfigurierbar ausrichten. 

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Warum digitale Rechnungen?

Der XRechnungs-Check basiert auf dem Standard XRechnung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Somit profitieren Sie gleichzeitig von allen Vorteilen der E-Rechnung.

Kostenreduzierung und konsequente Nutzung von Skonti 

Verkürzte Durchlaufzeiten

optimierte Effizienz durch Automatisierung

Einfacheres und schnelleres Mahnwesen 

Vermeidung von Übertragungsfehlern

Ökologischer Mehrwert durch Ressourcenschonung

 

Diese Vorteile überzeugen Kunden vom ​​X-Rechnungs-Check:

Aktueller Standard XRechnung

Übersichtliches Rechnungseingangsbuch 

Automatische Prüfung gemäß §14 UStG

Konfigurierbarer Workflow zur Rechnungsprüfung und Freigabe

Umgesetztes 4-Augen-Prinzip 

Anbindung ZRE, PEPPOL oder weiterer Rechnungseingangsplattformen und Übertragungswege

Verfahrensbetreuung und Qualitätssicherung nach ISO:9001 und ITILv3

BITV 2.0-konforme Oberflächen 

Betrieb nach BSI-Grundschutz

GoBD-konforme Archivierung 

Und so funktioniert der XRechnungs-Check:

In nur 7 Schritten vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe.

Pop-Up Startseite

Die Rechnung trifft im XRechnungs-Check ein und wird auf der Startseite sichtbar.

Sachliche Prüfung

Der Sachbearbeiter wählt die Rechnung zur sachlichen Prüfung aus.

Automatische Zuweisung

Nach Abschluss der Prüfung durch die Sachbearbeiterin A wird der Vorgang durch den XRechnungs-Check automatisiert dem Rechnungsprüfer V zugewiesen.

Rechnungseingang

Eine Behörde erhält die Rechnungen eines Lieferanten über einen der verschiedenen Eingangskanäle.

Rechnungseingangsbuch

Die neue Rechnung wird im XRechnungs-Check automatisch übermittelt und im Rechnungseingangsbuch (REB) dargestellt.

Rechnerische Prüfung

Der Rechnungsprüfer V prüft die Rechnungspositionen und -summen. Änderungen & Rückfragen können direkt im Vorgang behandelt werden.

Rechnungsfreigabe

Nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung wird die Rechnung vom Rechnungsprüfer V freigegeben.

Sachliche Prüfung

Die Sachbearbeiterin A wählt die Rechnung zur sachlichen Prüfung aus.

Unsere langjährige Beratungsexpertise im Bereich elektronischer Rechnungsbearbeitung konnten wir unter anderem erfolgreich bei folgenden Partnern einbringen:

 
Kontakt

Wir vereinfachen Ihre Finanzabläufe mit unseren XR-Tools:

Profitieren Sie von unserer langjährigen Expertise in der öffentlichen Beratung und finden Sie heraus, wie unsere XRechnungs-Tools Ihre Finanzabläufe optimieren werden. Wir freuen uns von Ihnen zu hören und Sie bei Ihrem nächsten Vorhaben zu begleiten.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und vereinbaren Sie mit uns eine individuelle unentgeltliche Erstberatung!