Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe von
E-Rechnungen mit dem XRechnungs-Check
EU- und ISO 9001-konform
Der XRechnungs-Check
Workflow zur Rechnungsprüfung und Freigabe von E-Rechnungen im Standard XRechnung
Seit November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber folgen in 2020. Auch Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung werden zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Ab November 2020 dürfen Rechnungen ausschließlich elektronisch übermittelt werden. Um Unternehmen und die Verwaltung optimal bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zu unterstützen und gleichzeitig die Vorteile einer elektronischen Rechnung zu nutzen, haben wir den XRechnungs-Check entwickelt.
Der XRechnungs-Check unterstützt Sie beim Übergang von der papierhaften Rechnungsprüfung auf die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse bis hin zur internen Anordnung. Der gesamte Rechnungsprozess und die Bearbeitungsschritte verschiedener Mitarbeiter*Innen werden dabei lückenlos und revisionssicher protokolliert. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Dabei lassen sich die Freigabeschritte der sachlichen und rechnerischen Prüfung bis hin zur Anordnung digital abbilden und entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Organisation konfigurierbar ausrichten.
Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Warum digitale Rechnungen?
Der XRechnungs-Check basiert auf dem Standard XRechnung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Somit profitieren Sie gleichzeitig von allen Vorteilen der E-Rechnung.
Kostenreduzierung und konsequente Nutzung von Skonti
Verkürzte Durchlaufzeiten
optimierte Effizienz durch Automatisierung
Einfacheres und schnelleres Mahnwesen
Vermeidung von Übertragungsfehlern
Ökologischer Mehrwert durch Ressourcenschonung
Diese Vorteile überzeugen Kunden vom X-Rechnungs-Check:
Aktueller Standard XRechnung
Übersichtliches Rechnungseingangsbuch
Automatische Prüfung gemäß §14 UStG
Konfigurierbarer Workflow zur Rechnungsprüfung und Freigabe
Umgesetztes 4-Augen-Prinzip
Anbindung ZRE, PEPPOL oder weiterer Rechnungseingangsplattformen und Übertragungswege
Verfahrensbetreuung und Qualitätssicherung nach ISO:9001 und ITILv3
BITV 2.0-konforme Oberflächen
Betrieb nach BSI-Grundschutz
GoBD-konforme Archivierung
Und so funktioniert der XRechnungs-Check:
In nur 7 Schritten vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe.
Pop-Up Startseite
Die Rechnung trifft im XRechnungs-Check ein und wird auf der Startseite sichtbar.
Sachliche Prüfung
Der Sachbearbeiter wählt die Rechnung zur sachlichen Prüfung aus.
Automatische Zuweisung
Nach Abschluss der Prüfung durch die Sachbearbeiterin A wird der Vorgang durch den XRechnungs-Check automatisiert dem Rechnungsprüfer V zugewiesen.
Rechnungseingang
Eine Behörde erhält die Rechnungen eines Lieferanten über einen der verschiedenen Eingangskanäle.
Rechnungseingangsbuch
Die neue Rechnung wird im XRechnungs-Check automatisch übermittelt und im Rechnungseingangsbuch (REB) dargestellt.
Rechnerische Prüfung
Der Rechnungsprüfer V prüft die Rechnungspositionen und -summen. Änderungen & Rückfragen können direkt im Vorgang behandelt werden.
Rechnungsfreigabe
Nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung wird die Rechnung vom Rechnungsprüfer V freigegeben.
Sachliche Prüfung
Die Sachbearbeiterin A wählt die Rechnung zur sachlichen Prüfung aus.
Unsere langjährige Beratungsexpertise im Bereich elektronischer Rechnungsbearbeitung konnten wir unter anderem erfolgreich bei folgenden Partnern einbringen: